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參展準備 馬虎不得
 

    若一旦決定參加某一個展覽會,則需盡速開始進行籌備。以下是我們建議展出者不妨從這幾方面入手:     1) 展品選擇:展品是參展商能直接給觀摩者留下印象的最重要因素。據不完全統計,在參觀這的記憶因素中,展品具有吸引力可占到 39%的比重,因此,應給予特別的重視。選樣三原則: a) 針對性, b) 代表性  c) 獨特性。        針對性 ---- 是指展品要符合展出的目的,方針,性質和內容。        代表性 ---- 是指展品要體現展出者的高新技術,生產能力及本行業特點。    

    獨特性 ---- 是指展品要有自己的獨到之處,以便與其他同類產品相比,明顯有別。    

    2) 展示方法:展品本身在大部分情況下,并不能說明其全部性能,顯示全部特征,需要通過借助其他材料或 設備等手段,來加以說明,強調及渲染。要考慮讓參觀者在現場積極參與,并準備一些小包裝樣品免費派發。這些都是為了引起參觀者的興趣 ,增加客商們的購買欲。    

    3) 展臺設計:從表面上看,展臺設計的任務應著重美觀,其實,并非如此簡單。主要是展臺要能充分反映出參展商的形象,能吸引參觀者的注意力。因此,還要注意 展臺設計要與整體的貿易氣氛相協調; b) 展臺設計是為了襯托展品,不可 喧賓奪主;c) 展臺設計需考慮參展商的公眾形象,不可過于標新立異; d) 展臺設計時,不要忽略展示,會談,咨詢和休息等基本功能。4) 人員配備:它是展覽成功與否的關鍵所在。展臺的人員配備可從四個方面加以考慮:a) 按展覽會 的性質選派合適類型或相關部門的人員;b) 根據工作量的大小來決定人員數量;c) 注重人員的基本素質; d) 加強專業知識的培訓及產品性能的了解 , 如專業知識、產品性能、演示方法等等。展臺人員要結合參展商品的特點,靈活應對。如果大眾消費品應著力樹立品牌形象,在消費者中形成親和力;如系新產品,須大力宣傳其與眾不同之處;產品如具獨創性,則應強調其在技術上的突破性。 5.客戶邀請。展覽會上若能顧客盈門當然求之不得,便有時難免會出現門庭冷落的情況。這就要求參展者除了被動地等客戶到,還要有意識地請客戶來??刹扇≈苯拥情T拜訪、通過媒體做廣告、現場宣傳,派發資料等手段,邀請和吸引客戶??傊?,要未雨綢繆,把工作做在前面         

附表: 參觀者記憶統計因素

       展品有吸引力 39%        

       操作演示 25%        

       展臺設計 14%       

       展臺人員表現 10%        

       散發資料 8%       

       展出者的名氣 4%    

    以下是多年來國外參展所積累的專業經驗,僅供各位參考:       

 計劃時間表:       

(一)12 個月前    

    1、從展覽的規模、時間、地點、專業程度、目標市場等各方面,綜合專家意見,選定全年展覽計劃;       2、與展覽主辦單位或代理公司進行聯系取得初步資料;        

    3、選定場地;(一般而言,首次參加國際大展,較難取得最佳位置);        

    4、了解付款形式,考慮匯率波動,決定財務計劃       

(二)9個月前       

    1、設計展覽結構;    

    2、取得展覽管理公司的設計批準;       

    3、選擇并準備參展產品;    

    4、與國外潛在客戶及目前顧客聯絡;       

    5、制作展覽宣傳冊;        

(三)6 個月前    

    1、以廣告或郵件等進行推廣活動;       

    2、確定旅行計劃;    

    3、支付展覽場地及其他服務所須預先付款;    

    4、復查公司的參展說明書、傳單、新聞稿等、并準備必要和翻譯;      

    5、安排展覽期間翻譯員;    

    6、向服務承包商及展覽組織單位定購廣告促銷;       

(四)3 個月前    

    1、繼續追蹤產品推廣活動;    

    2、最后確定參展樣品,并準備大量代表本公司產品品質及特色的樣品,帖上公司標簽,贈送索取樣品的客商;        

    3、將展位結構設計做最后的決定;        

    4、計劃訪客回應處理程序;       

    5、訓練參展員工;    

    6、排定展覽期間的約談;    

    7、安排展覽現場或場外的招待會;        

    8、購買外匯;        

(五)四天前    

    1、將運貨文件、展覽說明書及傳單等額外影印本放人公事包;        

    2、搭乘飛機至目的地;        

(六)三天前    

    1、抵達,飯店登記;        

    2、視查展覽廳及場地;    

    3、咨詢運輸商,確定所有運送物品的抵達;        

    4、指示運輸承包商將物品運送至會場;    

    5、連絡所有現場服務承包商,確定一般準備就緒;       

    6、與展覽組織代表連絡,告知通訊方法;        

    7、訪問當地顧客;        

(七)兩天前    

    1、確定所有物品運送完成;    

    2、查看所訂設備及所有用品的可得性及功能;        

    3、布置展位;    

    4、將所有活動節目做最后的決定;        

(八)一天前    

    1、將攤位架構、設備及用品做最的檢查;        

    2、將促銷用品發送直接分配中心;    

    3、與公司參展員工、翻譯員等進行展覽前最后簡報;        

(九)展覽期間        

    1、盡早到會場;    

    2、于展覽第一天即將新聞稿送到會場的記者通訊廳;        

    3、實地觀察后盡早預約明年場地;    

    4、詳細記錄每一個到訪客戶的情況及要求,不要憑事后記憶;    

    5、對于沒有把握的產品需求,不要當場允諾,及時回報總部作出合理答復,一旦應 承,必須按質按期完成,以取得客戶合作信心;        

   6、每日與員工進行簡報;    

   7、每天將潛在商機及顧客資料送回公司,以便即時處理及回應;        

(十)展覽結束        

   1、監督攤位拆除;       

   2、處理商機;        

   3、寄出謝卡;  


 

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